組織是電子郵件行銷成功的無名英雄，在一年中最繁忙的時期尤其重要。
幫助您的電子這個月發生了很多事。美國大選終於結束了，您正忙於組織感恩節/友誼節，並正在執行您的假期策略。我不知道你是如何有時間閱讀這篇文章的，但感謝你花幾分鐘來拓展你的視野。
如果你對一切都感到不知所措，我明白。這個月我有一些建議給你，這些建議是我多年來幫助大大小小的公司在每年的這個時候進行的，並在不以疲憊不堪的方式結束這一年的情況下完成所有事情的過程中不斷完善的。
即時回憶您的關鍵訊息
我的首要座右銘是「戰略重於戰術」。其必然結果就是「組織起來」。您需要一個系統和工具，為您提供時間和空間來有效地規劃和執行。此過程的關鍵部分是擁有讓團隊了解情況所需的信息，無論您是在開會還是與老闆或關鍵利益相關者交談。
當你有條理時——當你知道發生了什麼、何時、何地以及如何發生時——你幾乎可以立即回憶起這些訊息。按需提供這些資訊可以提高您的專業水平。請記住，您周圍有很多資訊。如果您沒有做好準備，那麼追蹤這一切可能會讓人不知所措。
組織可以培養專業精神，而專業的光芒會影響您的電子郵件程式。它說服其他人電子郵件應該受到尊重。
電子郵件一直被認為是任何人都可以做的輕量級操作。這只是取消競選活動並籌集資金。它位於投資優先清單的底部，但對收入至關重要。這種二分法讓我感到困惑，但這是另一個主題了。
作為一名商業專業人士，每當有人要求您報告您的電子郵件績效時，您都必須做好準備。如果您井井有條，則可以前往電子表格並尋找數字。
有一次，在我的零售電子郵件生涯中，我的老闆在假期高峰期的會議上提出了一個指標問題，讓我措手不及。 「我不知道，」我結結巴巴地說。 “我得去看看。”
他難以置信地看著我說：「你擁有電子郵件。你怎麼不知道自己的號碼？即使在我疲憊不堪的狀態下，我也知道這個人說得有道理。從那以後，我再也沒有在沒有掌握關鍵數據的情況下被抓到過。
現在輪到你了。看看我幫助高階主管組織計劃的四種方法，以便他們手頭上有數字和計劃。
1. 每天召開一次站立會議
是的，新增每日會議可以提高您的工作效率！當我們有緊迫的期限和大型專案時，我們的每日站立會議有助於讓我的團隊保持在正軌上。在我的零售生涯中，這些簡短而集中的補習會議也是假日季的固定項目幫助您的電子。
只需要 15 分鐘左右的時間，每個人都可以報告 瑞士電子郵件列表 昨天發生的事情、今天發生的事情以及明天應該發生的事情。什麼進展順利？你的阻礙是什麼？您的主要目標是讓人們了解情況並承擔責任。
讓某人做筆記，然後在會議結束後分發一份快速更新備忘錄。人工智慧記筆記員可以自動為您完成此操作。我的團隊使用 Fathom，它可以記錄會議、總結要點，並在會議結束後立即向通話中的每個人發送一封包含要點、錄音和文字記錄的電子郵件。
幫助您的電子拿起電話
我無法告訴你有多少次我透過打電話解決了問題。我的第一位老闆給了我最好的建議。我曾抱怨在多次給某人發電子郵件後卻無法聯繫到他們。他放下筆，透過永遠掛在鼻尖上的眼鏡看著我，說：「有時電子郵件不起作用。拿起電話。在繁忙時期，您的電子郵件可能會遺失。拿起電話。
2. 隨身攜帶電子表格
設定一個僅由電子郵件查看的儀表板，每天早上手動或自動更新您的 KPI。記住這些數字並將其牢記在心。當你的老闆在會議或走廊上扣你的釦子時，你會立即回憶起它們。
如果您必須參考電子表格，請重複短語「截至今天早上」。這將進一步增強你有條理的形象。
當我為全球大型零售商工作時，我們的假期 關係圖－結合了Web2和Web3的整合社交資料層 電子郵件計劃非常瘋狂。一個團隊為兩個品牌管理了大量電子郵件行銷活動。我創建了一個巨大的甘特圖來組織每個活動。 （看一眼！）
它列出了活動何時開展、人口規模是多少、預期結果是什麼以及收入預測是多少。如果有人問我有關活動的信息，我可以拿出甘特圖並告訴他們任何他們想知道的事情。
在繁忙的季節，像這樣的視覺輔助工具不僅可以讓您保持井井有條，還可以讓您的社區知道您掌控一切。如果您不隨身攜帶筆記型電腦，請將圖表放在一張紙上。
這個組織工具還可以提高您的專業水平。您的財務長和技術長也會帶著他們的關鍵數字四處走動。我總是對維持這種結構的人印象深刻，因為這告訴我他們組織得足夠好，可以讓他們的數字觸手可及。它提高了我對他們在組織中的地位的看法。
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3. 讓 Google 文件為您的團隊服務
在賽季進入高潮之前，開發一個內部文件或 Slack 頻道，您的團隊成員可以使用它來添加想法、評論、學習、什麼有效、什麼無效以及您可以用來改進的任何其他內容。您需要一個地方來放置原始評論，以便在賽季結束時進行綜合。它不必很漂亮、經過編輯或語法完美。
這樣的文件為您的團隊提供了一個地方，每個人都可以立即傾訴自己的想法，而無需花時間撰寫備忘錄或頻道貼文。如果你等到有安靜的時刻才寫下你的靈感，你就會忘記那些「啊哈！」的感覺。時刻（甚至是“WTF？”時刻）。
當需要回去回顧這個賽季時，您將擁有一份新的文件，您可以在需要更新程序和計劃時查看、修改和參考。
4. 消除「老闆無所不知」綜合症
溝通從謙遜開始。我總是詢問我的團隊他們的想法以及他們如何以不同的方式做事。這營造了一種平易近人、協作的氛圍。我明確表示我不知道所有的答案。通常，這只是我的意見。我認為我的意見比即興的意見更明智，但它們仍然是意見，它們可能不像我想像的那麼現實或有幫助。
謙虛可能看起來不是領導者的關鍵特質。您可能想知道高階主管的一點謙虛如何可以讓您的團隊更有組織性和效率。但這對我和我的團隊來說是有效的。
每當您開發專案或儀表板（如我在此描述的 印尼數據 專案或儀表板）時，請務必詢問您的團隊，如果他們有您的工作，他們會做什麼。除了產生可能有用的建議之外，這還可以讓您的團隊成員知道他們有發言權並可以做出貢獻。
我們都擁有豐富的經驗背景來從事我們的工作。這並不意味著您必須像在前雇主那樣做事。然而，能夠將這種觀點帶入有關結構和工作流程的討論中可以發現隱藏的效率寶庫。
團隊成長的最佳方式就是共同努力。成功的唯一方法是您傾聽團隊成員的意見，他們也會傾聽您和彼此的意見。
總結
我可以繼續做更多的事情來提高團隊幫助您的電子效率和生產力，尤其是在高壓力時期。目前，對於所有行銷人員來說，無論管道如何，最重要的一點是保持組織性。這將幫助您更新您的數字和優先事項，並隨時了解您的立場。這不僅對於你今天的工作很關鍵，而且對於你的下一份工作以及之後的工作都很關鍵。
我使用 10 年前或更早開發的電子表格。我在他們身上有所進步並向他們學習。它們需要時間來創建和維護，但我很高興我當時投入了那段時間。這個組織結構讓我走到了今天的工作。
是的，時代、科技和流程都在改變。但在壓力大的時候，進行這種組織練習對我很有幫助。我今天也和客戶一起使用它。這是使我成為一名高效的行銷人員和高階主管的因素之一。
這不僅僅是忙碌的工作。您不只是記錄事情而不是完成實際工作。您正在透過累積多年來獲得的知識和見解來建立堅實的基礎，以幫助您作為個人和公司成長。